Продолжать вести проект, особенно, когда в процессе постоянно требуется вносить какие-то изменения или дополнения, – вот главная задача менеджера по проектам. И если он изначально не определит с руководством компании, клиентами и своей командой, какими будут результаты, и у него нет реальной стратегии, которая поможет справиться с расползанием границ проекта или какими-то возникающими требованиями и изменениями, то это отрицательно скажется на сроках реализации проекта.

Итак, как могут менеджеры проекта убедиться, что все разделяют одни и те же цели и ожидания проекта? Эксперты CIO.com спросили десятки ИТ-руководителей, менеджеров проектов и специалистов по управлению проектами, что они думают по этому поводу. И вот какие советы они дали о том, как реализовать проект в срок и без особых накладок.

Включайтесь в работу с самого начала (еще во время процесса планирования)

Высшее руководство компании зачастую определяет ожидаемые результаты, особенно это касается ИТ-проектов, не уделяя должного внимания деталям, которые могут повлиять на конечный результат. Поэтому в период планирования очень важно найти время для того, чтобы с руководством компании определить ключевые измеряемые цели, с которыми будут согласны все. И по мере возникновения каких-то проблем, менеджер проекта всегда сможет обратиться к этим целям и обсудить с руководством, как влияет та или иная проблема на возможность реализации поставленных задач.

Специалисты советуют по возможности участвовать и в процессе продаж, чтобы знать, чего ожидать в дальнейшем и обсуждать все вопросы с самого начала. Чем больше вы будете знать о целях проекта, тем скорее вы сможете привести свою команду к успеху.

Вовлекайте в процесс всех участников проекта, особенно из ИТ-отдела

Любой проект зависим от ИТ, поэтому лучше всего в начале работы над ним собрать всех ИТ-специалистов, начиная от CIO и заканчивая самым младшим программистом, и совместно обсудить, каков будет вклад каждого участника в проект, чтобы уложиться в график и достичь ожидаемых результатов. Тогда ИТ-сотрудники будут на 100% понимать, что это за проект, и иметь личную заинтересованность в нем.

Разработайте четкий план работы по проекту, в котором следует указать сроки исполнения и определить приоритеты

Очень важно в начале проекта определить его четкие рамки, поскольку люди всегда пытаются выйти за границы запланированного в проекте.

Сдерживание определенных рамок – это ахиллесова пята управления проектами. Даже незначительные изменения могут постепенно накапливаться и приводить к разрастанию границ проекта.

Чтобы избежать этого или, по крайней мере, уметь справляться с разрастанием границ проекта, необходимо четко определить его рамки и стратегию исполнения. Также следует рассмотреть возможные риски и определить круг действий, которые будут направлены на уменьшение отрицательных последствий от этих рисков. Необходимо оценить, как отклонения от базового плана могут повлиять на график исполнения проекта и его стоимость, независимо от того, насколько незначительными они кажутся на тот момент. Кроме того, убедитесь, что для всех проектов и средств, расширяющих технические возможности, определены непрямые расходы, прибыли на капиталовложения и уровни приоритетов. И убедитесь, что все члены команды понимают эти приоритетные задачи.

Например, еженедельный разбор ситуаций позволяет команде фокусироваться на главном и датах, и убедиться, что ценное время не растрачивается на проекты, которые не позволяют двигаться к цели. К тому же так разработчики проекта могут почувствовать себя настоящими членами команды.

Будьте реалистичны

С самого первого дня работы над проектом следует установить реалистичные даты завершения работ, чтобы прогнозы сбылись с наибольшей точностью, говорят специалисты.

Завершение работы точно в срок и сдача проекта вовремя и в рамках бюджета требует исполнения обязательств ото всех участвующих сторон. Это означает, что представители со стороны клиента, руководства и команды, работающей над проектом, должны всегда участвовать в процессе определения ожидаемых результатов и ориентировочных дат завершения работ, чтобы между участниками была согласованность и заинтересованность в общем деле.

Убедитесь, что все, включая высшее руководство компании, знают о своих ролях и обязательствах в проекте

С самого начала с каждым участником определите, к каким результатам следует прийти, и какова их роль и работа в проекте. Каждый должен понимать, что он делает, чтобы проект оказался успешным, и, при возможности, старался консолидировать свои усилия с другими участниками.

Руководитель проекта должен четко определить сроки и действия членов команды и менеджмента. Это особенно важно в отношении руководства компании, поскольку их ежедневники часто расписаны на недели вперед. Все должны точно знать, какие совещания будут проводиться, когда и какова цель этих совещаний. Кроме того, эксперты советуют убедиться, что все знают о целях, времени исполнения, ключевых показателях эффективности и т.д.. Важно управлять ожидаемыми результатами, но чтобы это делать, необходима договоренность всех участников о том, какими должны быть эти ожидания. Спросите себя: “Какие цели мы преследуем, какие сроки будут наиболее реалистичными и какие оценки успеха следует использовать?” Зачастую ошибка менеджера проекта заключается в том, что он не говорит об этом четко и ясно, поэтому и участники проекта могут “дуть в разные дудки”.

Убедитесь, что члены команды общаются друг с другом

Принятие всей ответственности на себя может уничтожить вашу команду, общую работу и сроки исполнения проекта.

Разработайте план обмена информацией между участниками проекта. Это критически важно для успеха всего проекта и достижения целей. В этом плане должен быть указан объем работ, кто отвечает за каждое задание, срок исполнения этого задания и обновление статуса, и кто должен сообщать о возникновении проблем.

Попытайтесь определить потенциальные проблемы. В каждом проекте может быть множество отклонений, и даже при самой тщательной подготовке невозможно предусмотреть каждый аспект, заявляют эксперты отрасли. Но если заранее прояснить эти моменты, то потом проще будет встреча с неизвестностью. Попробуйте определить проблемы еще во время цикла разработки, где вначале возможно появление “сюрпризов”, это поможет наладить отношения с клиентами и сделать так, чтобы они быстрее реагировали на них и помогали реализовывать проект в соответствии с графиком.

Установите календарные “напоминалки” для контрольных этапов проекта

Для того чтобы проект и команда двигались в нужном направлении, следует регулярно оповещать команды о том, какие шаги необходимо предпринять и в какие сроки. Это позволит всем участникам проекта шагать друг с другом в ногу и быть в курсе того, что происходит и должно происходить.

Разработайте стратегию эскалации

Редко, когда все идет точно по плану. Чтобы контролировать ожидаемые результаты, вместе с руководством компании разработайте четкую стратегию – что необходимо расширить и увеличить, а что нет. Затем обсудите эту стратегию со своей командой и обратите внимание на те моменты, которые необходимо углубить и как это сделать, предоставляя своей команде возможность решать самим, что предпринять на своем уровне.

Проводите регулярные совещания на тему состояния проекта – и отправляйте “напоминалки” всем участникам, чтобы они присутствовали на них

В некоторых компаниях совещания с клиентами проводят 2 раза в неделю с помощью конференц-связи или лично. Чтобы эти совещания проходили продуктивно, очень важно быть открытыми, честными и делиться всей информацией. Прямое общение между всеми заинтересованными сторонами – самый лучший и наиболее эффективный способ сделать качественный проект.

В других компаниях проводятся ежедневные мини-совещания для всех участников проекта, поэтому все знают о том, кто на какой стадии находится. Так они могут общаться,преодолевать любые возникающие трудности и работать как единая команда.

Не бойтесь сообщать плохие новости и корректируйте ожидаемые результаты

Если случится что-то, что может повлиять на срок реализации вашего проекта, немедленно расскажите об этом всем участникам процесса, советуют специалисты. Ничего хорошего не выйдет, если вы попытаетесь умолчать о проблеме. Сообщайте о них четко и по делу.

Во всех проектах есть свои подводные камни. Главное – рассказывать о проблемах быстро и как можно честнее. Клиенты и руководство оценят то, что их ввели в курс дела сразу, а не сообщили постфактум.

Да, и, когда будете преподносить плохие новости, не забудьте рассказать и о том, как можно справиться с этими трудностями, чтобы свести к минимуму отсрочку реализации проекта и нарушение первоначальных планов.